Päivitetty 25.10.2023.

Me FabricAI:lla olemme tutkineet useamman vuoden ajan otsikon ongelmaa: miten voidaan automatisoida mahdollisimman tarkasti laskentakohteiden (dimensioiden/kustannuspaikkojen/seurantakohteiden) lisäämistä ostolaskuille tekoälyn avulla. Tutkimukseen on käytetty miljoonia ostolaskuja niin Norjasta ja Ruotsista kuin tietysti Suomestakin. Tähän artikkeliin on tiivistetty tärkeimmät opit ja ohjeet aiheessa onnistumiseen.

Taustatietona voidaan ensin todeta, että tällä hetkellä tekoälyä voidaan tarkalla tasolla käyttää käytännössä kahteen tapaukseen:

1. Kun laskentakohteen määrittävänä tekijänä on toimittaja
   1. Esim. kumppaniyhtiökoodit tai vastayhtiöt (toimittaja = laskentakohde)
   2. Esim. tietyntyyppiset osastot (käytännössä kaikki toimittajan laskut menevät aina samalle laskentakohteelle)
2. Kun laskentakohteen määrittävänä tekijänä on laskulta löytyvä laskentakohteen nimi tai sen tunniste
   1. Esim. projektit, työmaat, urakat, toimipisteet jne.

Aiheessa yleisellä tasolla onnistuminen koostuu pääpiirteittäin seuraavista kolmesta asiakokonaisuudesta

• Miten laskentakohteet on nimetty kirjanpito-ohjelmassa
  • Onko laskentakohde nimetty mahdollisimman yksilöllisesti ja selkeästi?
• Minkälaatuista ostolaskuaineisto on
  • Ovatko kaikki mahdolliset laskut verkkolaskuja?
• Miten laskentakohteiden tunnisteet/nimet näkyvät ostolaskuissa
  • Onko toimittajilta vaadittu selkeät tunnisteet laskuaineistoon?

Alla käydään nämä kolme vaihetta vielä tarkemmin läpi.

1. Laskentakohteiden nimeäminen

Laskentakohteiden nimeäminen kirjanpito-ohjelmassa muodostaa pohjan koko laskentakohteiden lisäämisen automatisoinnille. Nimittäin lähes kaikissa tapauksissa logiikka toimii siten, että jos laskulta tai riviltä löytyy laskentakohteen nimi tai nimessä oleva tunniste, tekoäly lisää joko laskun kaikille riveille tai vain tietylle riville kyseisen laskentakohteen. 

Yleisesti ottaen olisi tärkeää, että laskentakohteet on nimetty mahdollisimman yksilöllisesti. Yksilöllisyys varmistaa sen, että tekoäly ei lisää turhaan laskentakohdetta eli ennusteista saadaan mahdollisimman tarkkoja. Yksilöllisyyden voi varmistaa siten, että laskentakohteen nimi sisältää vähintään viisimerkkisen koodin, jossa on joko pelkkiä numeroita tai kirjainten ja numeroiden yhdistelmä. HUOM! Numeroita on oltava vähintään kaksi. Tätä koodia kutsumme tunnisteeksi.

• Hyviä laskentakohteiden nimiä tekoälyn näkökulmasta (tunnisteet lihavoitu)
  • 7P12K Business Finland
  • 7P12K
  • 273PK1 Tampere
  • Markkinointi 26749
  • 67359 Pyhäjärvenkatu 5
• Huonoja laskentakohteiden nimiä tekoälyn näkökulmasta
  • Business Finland
  • Tampere
  • Markkinointi
  • Pyhäjärvenkatu 5

2. Verkkolaskun vaatiminen

Jotta laskentakohteen nimi tai siinä oleva tunniste voidaan löytää ostolaskusta hyvällä tarkkuudella, olisi laskun erittäin suositeltavaa olla verkkolasku. Jos kotimaiset toimittajasi eivät vielä lähetä verkkolaskuja, muistathan, että yrityksellä on lainmukainen oikeus vaatia pelkästään verkkolaskuja ja näin ollen jättää paperilaskut maksamatta. Voit lukea aiheesta lisää esim. täältä: https://netvisor.fi/blog/verkkolaskulaki-oikeuttaa-ja-velvoittaa/ 

Verkkolaskuosoite.fi on kätevä palvelu, josta voit ohjata suoraan toimittajiasi katsomaan verkkolaskuosoitteesi.

3. Laskentakohteen tunnisteen/nimen vaatiminen laskulle

Viimeisenä täytyy vain huolehtia, että toimittaja todella lisää laskulle laskentakohteen tunnisteen tai nimen. Kokemuksemme mukaan toimittajat ovat yleisesti erittäin yhteistyöhaluisia näissä asioissa, vaikka muuta saattaisi kuvitella. Kuitenkin kenties vielä tärkeämpää on ohjeistaa ja vaatia tavaran/palvelun tilaajia ilmoittamaan nämä laskentakohteisiin viittaavat tiedot toimittajalle tilatessa aina selkein ohjein.

Tästä näkökulmasta laskut voidaan jakaa kahteen kategoriaan:

1. Lasku koskee vain yhtä laskentakohdetta – tällöin riittää, että tunniste/nimi on lisätty vain johonkin kohtaan laskua
2. Lasku koskee useampaa laskentakohdetta (esim. koontilasku) – tällöin olisi kriittistä, että laskentakohteen tunniste/nimi lisätään jokaiselle laskuriville (ei väliotsikkoina, vaan jokaiselle riville)

Mikäli kuitenkaan laskentakohteita ei voida nimetä jostain syystä ohjeen tavalla ja käytät Procountoria tai Fennoaa, voit lukea myös tämän ohjeistuksen.