Kierron automatisoinnin valmistelu Procountorissa
Jos haluat lähettää laskut kiertoon Procountorissa FabricAI:n kautta, on seuraavat toimenpiteet tehtävä ensin:
1. Oletuskierron määrittäminen (HUOM! Tämä kannattaa tehdä vasta aikaisintaan käyttöönottopäivänä, koska voi sekoittaa mahdollisesti nykyistä kiertoa)
Jotta prosessi toimii optimaalisesti, täytyy FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan olla ensimmäisenä kaikkien laskujen kierrossa. Tilanne saattaa usein olla jo valmiiksi tämän osalta kunnossa, mikäli sama henkilö on ohjannut laskut aikaisemmin Procountorissa oikeisiin kiertoryhmiin.
2. Asiatarkastajalistojen luominen
FabricAI-portaalista ei voida valita (eikä automatisoida) laskun ohjaamista yksittäiselle henkilölle/henkilöille eikä oletuskiertoon, vaan asiatarkastajalistalle. Siksi olisi tärkeää luoda tällaiset listat ja nimetä ne mahdollisimman selkeästi. Nimestä olisi hyvä käydä ilmi myös mahdollinen yhteys esimerkiksi tiettyyn kustannuspaikkaan. HUOM! FabricAI:ta käyttävän kirjanpitäjän/reskontranhoitajan ei välttämättä kannata olla enää näissä mukana, sillä silloin häneltä vaaditaan toimenpiteitä vielä Procountorissa. Lisäksi voit tietysti luoda myös sellaisen asiatarkastajalistan, jossa on vain yksi henkilö.
Lisäksi, jos kaikki laskut menevät aina samaan kiertoon, voit luoda vain yhden asiatarkastajalistan, joka annetaan kaikille laskuille FabricAI:sta.
- Avaa ”Hyväksymiskierron hallinta”
- Avaa vasemmasta yläkulmasta ”Asiatarkastajalistat”
- Luo kaikkia mahdollisia kierron kombinaatioita varten tarvittavat asiatarkastajalistat
3. Aiempien automaatioiden poistaminen (tarvittaessa)
Jos olet aiemmin ohjannut laskut oikeisiin listoihin esimerkiksi toimittajan takaa Procountorista, voi olla järkevämpää poistaa tällaiset säännöt. Tämä siitä syystä, että FabricAI-portaalissa olisi tarkoituksena tehdä laskujen käsittelyä laajemminkin kuin kierron osalta (tiliöinti yms.), joten nyt jos osa laskuista lähteekin suoraan kiertoon, niin tämä saattaa sekoittaa optimaalista prosessia.
