Jos et ole siirtänyt laskujen kirjauspäivämääriä FabricAI-portaalissa kuukausittain ennen tilikauden päättymistä ja asiakkaallasi on Itseohjautuva automaatio päällä, voi tilikauden päättyminen aiheuttaa ongelmatilanteen Itseohjautuvan automaation laskujen automaattisessa käsittelyssä. Tällainen on FabricAI:n tietojen mukaan yleisintä asiakkailla, joilla käytetään Visma Fivaldia. Jos taas katsot kuukaudesta toiseen FabricAI-portaalissa laskut oikealle kuukaudelle, ei tämän artikkelin lukeminen ole todennäköisesti sinulle olennaista.
Itseohjautuva automaatio käsittelee automaattisesti laskuja
- jotka ovat toistuvia
- joihin ei ole aiemmin tarvinnut tehdä mitään muutoksia FabricAI:ssa
- joiden loppusumma on (oletuksena) alle 2000€
- joiden alhaisin tekoälyn varmuus on vähintään 80%
Nyt jos tilikauden aikana tulleille laskuille ei ole vaihdettu kirjauspäivämäärää tai niitä ei ole jaksotettu, mutta tilikauden päättymisen jälkeen tulevat samanlaiset laskut pitäisi siirtääkin edelliselle tilikaudelle, ei Itseohjautuva automaatio tiedä mistään, että näin pitäisi toimia. Esimerkki:
Asiakas Esimerkki Oy:lle tulee joka kuun alussa Elisalta puhelinlasku, joka koskee aina edellistä kuukautta. Normaalisti kirjauspäivä on jätetty laskun päiväksi, mutta tammikuun alussa tulevan joulukuun laskun osalta kirjauspäivä pitäisikin muuttaa edelliselle kalenterivuodelle. Jos muut yllä mainitut Itseohjautuvan automaation kriteerit täyttyvät, se käsittelee laskun automaattisesti kirjanpitoon ilman kirjauspäivän vaihtamista.
Miten voin välttää esimerkin tilanteen asiakkaallani?
Tähän on onneksi useampia vaihtoehtoja:
a) mikäli ongelma koskee vain muutamaa toimittajaa, voit hyödyntää väliaikaisesti Itseohjautuvan automaation kiellettyjä toimittajia – ohjeet
b) voit antaa 8.11.2023 lisättynä uutena ominaisuutena Itseohjautuvan automaation asetuksissa sille epäaktiivisuusjakson, minkä ajan Itseohjautuva automaatio on pois päältä eikä käsittele mitään laskuja automaattisesti. Lisäksi voit määrittää, että sama asetus tapahtuu myös ensi vuonna. (HUOM! Jos asiakkaita on paljon, voit kysyä osoitteesta tuki@fabricai.fi FabricAI-kehitykseltä avun näiden antamiseen massana)
c) voit itse tarkastaa FabricAI:sta ”Tiliöity automaattisesti” -tilan laskut esimerkiksi tammikuun päätteeksi ja korjata kirjauspäivät tarvittaville laskuille kirjanpito-ohjelmassa
Jäikö kysyttävää? Otathan yhteyttä osoitteeseen tuki@fabricai.fi.
