Päivitetty 10.10.2023.

FabricAI:n käyttöönottoa ajatellen, kenties tärkein seikka on päättää, millä prosessilla laskut käsitellään. Ensisijaisesti on kyse siitä, milloin lasku nousee FabricAI-portaaliin kirjanpitäjän tai reskontra-asiantuntijan käsiteltäväksi. On kuitenkin myös huomioitava, mitä kukakin tekee prosessissa ja missä järjestyksessä. Tässä artikkelissa käydään läpi prosessivaihtoehdot FabricAI-portaalissa laskujen käsittelyyn. Artikkeli on kirjoitettu sillä lähtökohtaisella ajatuksella, että asiakas = ostolaskun tarkastaja/hyväksyjä ja kirjanpitäjä = ostolaskun kirjanpidollinen käsittelijä.

Me FabricAI:lla haluaisimme tukea kaikkia näitä prosesseja jokaisessa kirjanpito-ohjelmassa, mutta valitettavasti toistaiseksi se ei ole vielä mahdollista, sillä kirjanpito-ohjelmien ohjelmistorajapinnat eivät kaikki vielä tue tiettyjen prosessien vaatimia asioita optimaalisesti.

1. Standardiprosessi (Fennoa, Fivaldi, Procountor, Netvisor)

Standardiprosessi on kaikkein suosituin ja suoraviivaisin tapa käsitellä ostolaskut FabricAI:ssa ja prosessi sopii kokemuksemme mukaan ylivoimaisesti suurimmalle osalle tilitoimistojen asiakkaista. Käytännössä laskut käsitellään kirjanpitoon FabricAI-portaalista asiakkaan hyväksynnän jälkeen.

Standardiprosessi sopii erityisesti tilanteisiin, jossa

• Asiakkaan ja kirjanpitäjän rooli on osittain jaettu: asiakas tekee osan ja kirjanpitäjä osan (asiakas antaa esim. kommentteja/lisätietoja laskuille tai tiliöi/dimensioi osan laskuista)
• Laskut kiertävät aina yhden kierrätysryhmän kautta (ostolaskun kirjanpidollisen käsittelijän ei tarvitse ohjata laskuja eri kierrätysryhmiin)
• Ostolaskuprosessin vaiheita ja vastuita halutaan selkeyttää sekä välttää tuplatyötä

2. Vaihtoehtoinen prosessi (Procountor, Netvisor)

Vaihtoehtoinen prosessi toimii toistaiseksi vain Procountorissa ja Netvisorissa. Vaihtoehtoisessa prosessissa laskut voi käsitellä FabricAI-portaalista kirjanpitoon käytännössä missä vaiheessa vain, sillä vaihtoehtoisen prosessin toiminta ei riipu millään tavalla laskujen kierrosta. Vaihtoehtoinen prosessi olettaa, että asiakas ei itse tiliöi laskuja ollenkaan, vaan kirjanpitäjä vastaa tiliöinneistä. Näin ollen, vaikka asiakas vaihtaisi tiliöintiä kirjanpito-ohjelmassa, ei tämä päivity FabricAI-portaaliin. Muut muutokset, kuten laskujen kommentit ja dimensiot, nostetaan kyllä FabricAI-portaaliin.

Vaihtoehtoinen prosessi sopii erityisesti tilanteisiin, jossa

• Asiakas ei ota kantaa tiliöinteihin tai lisää kommentteja, asiakas voi kuitenkin dimensioida laskut puhtaasti itse
• Laskut kiertävät aina yhden kierrätysryhmän kautta tai kierto on automatisoitu jo kirjanpito-ohjelmassa itsestään käytännössä sataprosenttisesti (= ostolaskun kirjanpidollisen käsittelijän ei tarvitse ohjata laskuja eri kierrätysryhmiin)
• Asiakas ei hyväksy aktiivisesti laskuja tai laskuille ei voi määrittää hyväksyjää – laskuja halutaan käsitellä jo ennen hyväksyntää

3. Vaihtoehtoinen prosessi kierrolla (Procountor, Netvisor)

Vaihtoehtoinen prosessi kierrolla on tällä hetkellä mahdollinen Procountorin ja Netvisorin kanssa. Prosessi toimii siten, että FabricAI:sta laskut lähetetään kiertolistoihin (tai -listaan) tai Procountorin kielellä asiatarkastajalistoihin. Jotta prosessia voi hyödyntää on huolehdittava, että tämän ohjeen toimenpiteet on tehty Procountor-asiakkaalle ja tämän ohjeen toimenpiteet vastaavasti Netvisor-asiakkaalle.

Vaihtoehtoinen prosessi kierrolla sopii erityisesti tilanteisiin, jossa

• Asiakkaalla on useita eri kierrätysryhmiä, joihin ohjaamista ei ole pystytty automatisoimaan kuin maksimissaan osittain
• On sovittu asiakkaan kanssa, että laskulla pitää olla kirjanpitäjän tarkistama tiliöinti ennen asiatarkastusta ja/tai hyväksyntää
• Kirjanpitäjän tehtävänä on lähettää laskut kiertoon – tällöin lasku voidaan ohjata FabricAI:sta oikeaan kiertoon