Päivitetty 25.10.2023.
Yleisesti ottaen laskentakohteiden lisäämisen automatisointiin suosittelemme tämän ohjeistuksen toimenpiteitä. Mikäli käytät kuitenkin Procountoria tai Fennoaa ja laskentakohteiden mahdollinen uudelleen nimeäminen ei ole jostain syystä vaihtoehto, voit toimia tämän ohjeistuksen mukaisesti helpottaaksesi tekoälyn onnistumisprosenttia.
Avainsanojen antaminen tekoälylle
Joskus laskentakohde itsessään ei ole valmiiksi nimetty siten, että nimi sisältää laskentakohteen laskuilta näkyvän tunnisteen, eikä sitä haluta syystä tai toisesta lisätä laskentakohteen nimeen. Tilanteena saattaa olla, että varsinainen laskentakohteen nimi on esimerkiksi paikannimi kuten “Kaakinmaa”, mutta tämän laskentakohteen käyttötarve ilmenee laskuilta eri tavoin. Esimerkiksi kyseiselle kyseiselle laskentakohteelle halutaan laskea esimerkiksi tietyn puhelinliittymän tai auton kustannuksia.
Tällaisiin tapauksiin suosittelemme, että laskentakohteille lisätään kirjanpito-ohjelmaan avainsanoja.
Avainsanat taas ovat sanoja, jotka voivat esiintyä eri tavoin kirjoitettuna ja osana muita sanakokonaisuuksia, mutta ne viittaavat silti tiettyyn laskentakohteeseen. Avainsanat ovat hyödyllisiä, kun laskentakohteella on useita eri nimiä tai viitteitä. Yleisiä avainsanojen käyttötapauksia ovat esimerkiksi rekisterinumerot tai puhelinnumerot, jotka kuuluvat tiettyyn laskentakohteeseen. Samaa avainsanaa voi tarvittaessa käyttää useammalla eri laskentakohteella, mutta tämä ei ole suositeltavaa.
Miten määritän laskentakohteen Procountorissa ja Fennoassa?
Procountorissa ja Fennoassa laskentakohteelle voi sen nimen lisäksi määrittää omaan kenttään laskentakohteen avainsanat.
Esimerkki:
Laskentakohteen nimi: Kaakinmaa
Kuvaus: avainsanat 4435, kp 4435, BRP-226, 0409461560
Procountorissa tämä näyttää tältä:
Fennoassa taas tältä:
